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Werbebrief an Unternehmen: Aufbau, Beispiel und was rechtlich gilt
Von Linus Neumann, Newman Strategy · veröffentlicht am · Lesezeit 8 Minuten
Der Werbebrief ist im B2B der einzige Kanal der Erstansprache, der in Deutschland und Österreich keine vorherige Einwilligung braucht. Ob er gelesen wird, entscheidet der erste Absatz: Er muss vom Empfänger handeln, nicht vom Absender. Hier stehen der Aufbau in neun Teilen, ein vollständiger Beispielbrief, eine Vorlage zum Ausfüllen, das Porto 2026 und die rechtlichen Pflichten.
Das Wichtigste in Kürze
- Erlaubt ohne Einwilligung: Der Werbebrief an Unternehmen fällt in Deutschland und Österreich nicht unter die Einwilligungspflicht für Anrufe und E-Mails.[1] [2]
- Pflichten aus der DSGVO: Herkunft der Adresse nennen, Widerspruch sofort beachten.[3]
- Porto 2026: Deutschland 0,95 Euro für den Standardbrief bis 20 g, Österreich 1,00 Euro für den Brief S bis 20 g.[4] [5]
- Eine Seite, ein Angebot, ein nächster Schritt. Mehr braucht der Empfänger nicht für die Entscheidung, ob er sich meldet.
- Der erste Absatz handelt vom Empfänger. Ein konkreter, nachprüfbarer Befund über sein Unternehmen schlägt jede Vorstellung des Absenders.
Warum der Brief im B2B wieder zählt
Telefon und E-Mail sind für die Erstansprache stark eingeschränkt. In Deutschland braucht ein Werbeanruf bei einem Unternehmen zumindest eine mutmaßliche Einwilligung, eine Werbe-E-Mail eine ausdrückliche.[1] In Österreich brauchen beide eine vorherige Einwilligung, auch gegenüber Firmen.[2] Der adressierte Brief kommt in diesen Regeln nicht vor. Mehr dazu im Beitrag Kaltakquise in Österreich und auf der Seite Kaltakquise B2B.
Der zweite Grund ist praktischer. Ein Postfach im Büro bekommt heute wenige Briefe und viele E-Mails. Ein Brief, der an eine Person gerichtet ist und erkennbar von jemandem kommt, der sich mit dem Unternehmen beschäftigt hat, wird geöffnet. Ob er gelesen wird, hängt am Text.
Aufbau eines Werbebriefs in neun Teilen
| Teil | Was hineingehört | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Absender | Name, Firma, Anschrift, direkte Telefonnummer und E-Mail der Person, die unterschreibt | nur eine Sammeladresse wie office@ |
| Empfänger | Firma und eine namentlich genannte Person, etwa die Geschäftsführung laut Impressum | „An die Geschäftsleitung“ |
| Betreff | der Befund in einem Satz, ohne Werbewort | „Unser Angebot für Sie“ |
| Anrede | mit Namen | „Sehr geehrte Damen und Herren“ |
| Erster Absatz | was dir bei diesem Unternehmen aufgefallen ist, mit Zahl oder Beispiel, das der Empfänger selbst prüfen kann | Vorstellung des eigenen Unternehmens |
| Zweiter Absatz | was das für den Empfänger bedeutet und was sich ändern ließe | Liste aller Leistungen |
| Angebot | genau eines, mit klarem Umfang | drei Pakete zur Auswahl |
| Nächster Schritt | eine Handlung: anrufen, antworten, einen Termin auswählen | „Wir melden uns bei Ihnen“ |
| Schluss | Unterschrift von Hand, kurzer Datenschutzhinweis in kleiner Schrift | eingescannte Unterschrift, kein Hinweis zur Adresse |
„Wir melden uns bei Ihnen“ ist nicht nur schwach, sondern rechtlich heikel. In Österreich darfst du ohne vorherige Einwilligung nicht anrufen, in Deutschland nur, wenn ein Interesse konkret anzunehmen ist.[1] [2] Lass den Empfänger den nächsten Schritt gehen.
Beispiel: ein vollständiger Werbebrief
Das Beispiel ist erfunden, Firma und Zahlen auch. Es zeigt, wie die neun Teile zusammenwirken. Im Brief an Unternehmen ist die Anrede mit Sie üblich.
Maria Beispiel · Beispiel Marketing · Musterstraße 1 · 6850 Dornbirn · 0664 000 00 00 · maria@beispiel.at
Tischlerei Holzwerk GmbH
Herrn Thomas Holzer, Geschäftsführer
Werkstraße 12
6900 Bregenz
Dornbirn, 1. Oktober 2026
Ihre Küchen erscheinen bei Google nicht für „Küche Bregenz“
Sehr geehrter Herr Holzer,
wer in Bregenz „Küche nach Maß“ sucht, findet auf der ersten Seite von Google drei Küchenstudios und einen Möbelmarkt, aber nicht Ihre Tischlerei. Ihre Website zeigt 40 Küchenprojekte, doch keine einzige Seite nennt Bregenz oder das Wort „Maßküche“. Das können Sie in zwei Minuten selbst prüfen.
Für Sie heißt das: Die Menschen, die gerade eine Küche planen, landen bei der Konkurrenz, obwohl Ihre Arbeiten besser dokumentiert sind. Mit einer eigenen Seite je Ort und Leistung lässt sich das ändern, ohne die Website neu zu bauen.
Ich schlage Ihnen eine Auswertung für Ihre fünf wichtigsten Suchbegriffe vor: wo Sie stehen, wer vor Ihnen steht und was es für die ersten drei Plätze braucht. Sie bekommen sie als PDF, ohne Verpflichtung.
Wenn Sie das möchten, schreiben Sie mir eine kurze Mail an maria@beispiel.at oder rufen Sie mich an.
Freundliche Grüße
(Unterschrift von Hand)
Maria Beispiel
Ihre Anschrift stammt aus dem Impressum Ihrer Website. Wir nutzen sie nur für dieses Schreiben. Wenn Sie keine weitere Post von uns möchten, genügt eine kurze Nachricht. Mehr in unserer Datenschutzerklärung unter beispiel.at/datenschutz.
Was das Beispiel richtig macht: Der Betreff ist ein Befund, keine Werbung. Der erste Absatz nennt etwas, das Herr Holzer selbst nachprüfen kann. Es gibt ein Angebot und einen Weg zur Antwort. Der Datenschutzhinweis nennt Herkunft, Zweck und Widerspruch.
Vorlage zum Ausfüllen
[Dein Name] · [Firma] · [Anschrift] · [Telefon direkt] · [E-Mail direkt] [Firma des Empfängers] [Frau/Herrn Vorname Nachname, Funktion] [Straße Nr.] [PLZ Ort] [Ort], [Datum] [Betreff: der Befund in einem Satz] Sehr geehrte/r [Frau/Herr Nachname], [Was dir bei diesem Unternehmen aufgefallen ist. Eine Zahl oder ein Beispiel, das der Empfänger selbst prüfen kann.] [Was das für ihn bedeutet und was sich ändern ließe.] [Genau ein Angebot mit klarem Umfang.] [Genau ein nächster Schritt, den der Empfänger selbst geht.] Freundliche Grüße [Unterschrift von Hand] [Dein Name] [Kleingedruckt: Herkunft der Adresse, Zweck, wie man widerspricht, wo die Datenschutzerklärung steht.]
Sechs Fehler, die den Brief in den Papierkorb bringen
- Der Serienbrief. Ein Text, der in jeden Briefkasten passt, passt in keinen. Wenn du nichts Konkretes über das Unternehmen schreiben kannst, schreib ihm nicht.
- Der Einstieg mit dir. „Wir sind seit 20 Jahren …“ interessiert erst, wenn der Empfänger weiß, warum er weiterlesen soll.
- Zu viele Angebote. Wer drei Pakete anbietet, verschiebt die Entscheidung auf später.
- Kein nächster Schritt. Oder einer, den du gehst statt der Empfänger.
- Die anonyme Adresse. „An die Geschäftsleitung“ landet beim Empfang.
- Der fehlende Datenschutzhinweis. Er ist Pflicht, sobald du eine Person anschreibst, und er schafft Vertrauen.[3]
Was rechtlich gilt
| Frage | Deutschland | Österreich |
|---|---|---|
| Vorherige Einwilligung nötig? | nein, die Pflichten aus § 7 Abs. 2 UWG betreffen Anrufe, Faxe und elektronische Post | nein, § 174 TKG 2021 betrifft Anrufe, Faxe und elektronische Post |
| Rechtsgrundlage für die Adresse | berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Erwägungsgrund 47 nennt Direktwerbung | |
| Informationspflicht | Art. 14 DSGVO, spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme | |
| Widerspruch | Art. 21 DSGVO; Werbung trotz erkennbarem Nichtwunsch ist zudem nach § 7 Abs. 1 UWG unzulässig | Art. 21 DSGVO; Robinsonliste für Adressverlage und Direktmarketingunternehmen (§ 151 GewO) |
| Nachtelefonieren | nur mit zumindest mutmaßlicher Einwilligung | nur mit vorheriger Einwilligung |
Die DSGVO schützt natürliche Personen. Schreibst du nur eine GmbH ohne Namen an, verarbeitest du kaum personenbezogene Daten. Sobald du eine Geschäftsführerin namentlich anschreibst oder an einen Einzelunternehmer schreibst, gelten die Pflichten aus Art. 14 und 21.[3]
Was der Versand kostet
| Land und Produkt | Gewicht | Preis |
|---|---|---|
| Deutschland, Standardbrief | bis 20 g | 0,95 Euro |
| Deutschland, Kompaktbrief | bis 50 g | 1,10 Euro |
| Deutschland, Großbrief | bis 500 g | 1,80 Euro |
| Österreich, Brief S | bis 20 g | 1,00 Euro |
| Österreich, Brief M | über 20 bis 75 g | 1,55 Euro |
Ein Blatt A4 mit Umschlag DIN lang wiegt in der Regel unter 20 Gramm. Teurer als das Porto ist die Zeit für Auswahl und Text. Genau dort entscheidet sich, ob ein Brief etwas bringt: zwanzig gut recherchierte Briefe sind mehr wert als zweitausend gleiche.
Wie dieser Beitrag entstanden ist
Aufbau und Fehlerliste beruhen auf der eigenen Arbeit mit postalischer Neukundenansprache im B2B. Die Rechtslage stammt aus den Gesetzestexten [1] bis [3] und [6], die Preise von den Seiten der beiden Posten [4] und [5], alle abgerufen am 1. Oktober 2026. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.
Quellen
- gesetze-im-internet.de: Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb, § 7 Unzumutbare Belästigungen, abgerufen 01.10.2026
- RIS: Telekommunikationsgesetz 2021, § 174 Unerbetene Nachrichten, abgerufen 01.10.2026
- EUR-Lex: Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, Art. 6, 14 und 21 sowie Erwägungsgrund 47, abgerufen 01.10.2026
- Deutsche Post: Porto für Briefe in Deutschland, abgerufen 01.10.2026
- Österreichische Post: Brief Österreich, Tarife, abgerufen 01.10.2026
- RIS: Gewerbeordnung 1994, § 151 Adressverlage und Direktmarketingunternehmen, abgerufen 01.10.2026
Zusammenstellung: Linus Neumann, Newman Strategy, Oktober 2026.
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Häufige Fragen
Ist ein Werbebrief an Unternehmen erlaubt?
Ja, in Deutschland und Österreich ohne vorherige Einwilligung. Die Einwilligungspflichten für Werbung betreffen Anrufe, Faxe und elektronische Post (§ 7 Abs. 2 UWG, § 174 TKG 2021). Für den Brief gilt die DSGVO: berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f, Information nach Art. 14 und Beachtung eines Widerspruchs nach Art. 21.
Wie schreibe ich einen Werbebrief an Firmen?
An eine namentlich genannte Person, mit einem Betreff, der einen Befund über das Unternehmen nennt, einem Einstieg über den Empfänger statt über dich, genau einem Angebot, genau einem nächsten Schritt, Unterschrift und einem kurzen Datenschutzhinweis. Eine Seite reicht.
Wie lang sollte ein Werbebrief sein?
Eine Seite. Alles, was der Empfänger für die Entscheidung braucht, ob er sich meldet, passt auf eine Seite. Details gehören auf eine Website, auf die der Brief verweist.
Was kostet der Versand eines Werbebriefs?
In Deutschland kostet der Standardbrief bis 20 Gramm 0,95 Euro, der Kompaktbrief bis 50 Gramm 1,10 Euro (Deutsche Post, abgerufen 01.10.2026). In Österreich kostet der Brief S bis 20 Gramm 1,00 Euro, der Brief M bis 75 Gramm 1,55 Euro (Österreichische Post, abgerufen 01.10.2026).
Muss in einem Werbebrief ein Datenschutzhinweis stehen?
Wenn du eine Person namentlich anschreibst und ihre Daten nicht von ihr selbst stammen, musst du sie nach Art. 14 DSGVO spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme informieren. In der Praxis reicht ein kurzer Absatz mit Herkunft der Adresse, Zweck, Widerspruchsmöglichkeit und Verweis auf die Datenschutzerklärung.
Darf ich nach dem Werbebrief anrufen?
In Österreich nicht ohne vorherige Einwilligung, auch nicht bei Unternehmen (§ 174 Abs. 1 TKG 2021). In Deutschland nur mit zumindest mutmaßlicher Einwilligung des Unternehmens (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG). Der sichere Weg: Der Brief lädt ein, sich zu melden, und der Empfänger entscheidet.